Terdapat beberapa penyebab kegagalan pelaksanaan proyek IT dari beberapa penelitian yang telah dilakukan, termasuk memetakan penyebab kegagalan mengacu pada PMBOK dengan menggunakan tools fishbone analisis.
- The Bulls Survey (1998)
Pada tahun 1998, sebuah manufaktur komputer dan sistem integrator dari perancis, BULLS, melakukan survey tentang faktor-faktor penyebab kegagalan pelaksanaan proyek untuk kebutuhan internal perusahaan. Hasil survey tersebut dapat dilihat pada gambar berikut ini : Pada gambar diatas dapat dilihat bahwa 3 (tiga) faktor penyebab terbesar kegagalan proyek adalah buruknya komunikasi antara pihak-pihak terkait, baik pengembang maupun pemilik proyek (57%), kurang baiknya perencanaan proyek (39%) , serta buruknya pengendalian kualitas pekerjaan (35%). Hasil penelitian ini lebih menekankan pada pentingnya komunikasi dalam proyek, perencanaan yang matang serta pengendalian kualitas yang mengacu pada standar yang telah ditetapkan.
- The KPMG Canada Survey (1997) Sedangkan survey yang dilakukan oleh KMPG Canada menemukan beberapa fakta tentang kegagalan pelaksanaan proyek, diantaranya adalah :
- Buruknya perencanaan proyek
- Buruknya pengetahuan dan pengendalian kebutuhan bisnis
- Kurangnya ketertiban dan dukungan management Sehingga dapat disimpulkan bahwa factor kegagalan proyek berdasarkan survey yang dilakukan oleh KPMG adalah perencanaan proyek, user dan business needs serta executive support.
- The Chaos Report (1995) Hasil studi dari the standish group yang dituangkan dalam sebuah laporan berjudul Chaos Report memaparkan 5 penyebab utama kegagalan implementasi proyek, yaitu :
- Penggalian requirement (user & bussiness) yang kurang lengkap
- Kurangnya keterlibatan user dalam pengembangan system
- Kurangnya sumber daya manusia proyek
- Harapan / Ekspektasi yang berlebihan dari owner terhadap kapabilitas system yang dibangun.
- Kurangnya dukungan dari eksekutif / manajemen perusahaan pemilik proyek
- Scope
Faktor pertama dari penyebab kegagalan proyek adalah cakupan atau scope proyek yang dilakukan. Terkadang hal ini dianggap sepele bagi sebagian project manager, dimana mereka membuat scope menjadi fleksibel, tanpa dibatasi secara jelas dan dibuat mekanisme perubahan (change request) jika terjadi penambahan scope proyek. Akibatnya terjadi penambahan scope diluar perencanaan yang berakibat pada pembengkakan biaya dan molornya waktu pelaksanaan proyek. Dimensi ini juga menentukan baik buruknya sebuah perencanaan proyek yang dilakukam, dimana hal ini akan sangat menentukan keberhasilan pelaksanaan proyek. - Time
Dimensi berikutnya adalah waktu. Keterlambatan pelaksanaan suatu proyek dapat berakibat fatal bagi proyek tersebut.Waktu yang lambat tentunya akan membutuhkan biaya ekstra diluar biaya proyek yang telah direncanakan . Selain itu, keterlambatan juga dapat berakibat pada buruknya image pengembang dimata pemberi proyek. Keterlambatan pelaksanaan proyek dapat disebabkan olej berbagai hal, diantaranya adalah penambahan scope, pergantian tim proyek ditengah-tengah pelaksanaan proyek dan atau konflik internal yang terjadi pada perusahaan pemilik proyek. Sehingga memanage waktu pelaksanaan proyek dengan baik merupakan salah satu kunci keberhasilan dalam pelaksanaan proyek. - Cost
Dimensi berikutnya adalah biaya proyek. Masih berkaitan erat dengan scope dan time, biaya proyek pun merupakan salah satu factor penentu keberhasilan proyek. Besar kecilnya alokasi iaya untuk pelaksanaan proyek akan mempengaruhi waktu dan tentunya kualitas yang diharapkan. Permasalahan pada dimensi ini biasanya terjadi ketika proyek sudah mengalami keterlambatan dan atau perkembangan scope proyek diluar perencanaan. - Quality
Hal penting lain dalam pelaksanaan proyek adalah kualitas proyek tersebut. Untuk proyek pengembangan system informasi, kualitas proyek ditentukan oleh user melalui mekanisme user acceptance test, dimana user user akan melakukan pengujian apakah system yang dibangun telah memenuhi spesifikasi yang ditentukan sebelumnya. Untuk beberapa kasus tertentu, kadang kualitas ”dikorbankan” demi menekan kerugian atau memperbesar keuntungan. - Human Resource
Mengelola manusia dengan berbagai karakter bukanlah hal mudah dalam sebuah proyek yang bersifat sementara dan berlangsung dalam waktu yang relative singkat. Konflik antar anggota tim maupun konflik antara anggota tim dengan project manager menjadi penghalang yang dapat menggagalkan tercapainya tujuan proyek sesuai dengan perencanaan awal. Isu lain adalah rendahnya kompetensi SDM yang dimiliki dapat mengancam selesainya proyek tepat waktu dengan kualitas yang tela ditentukan. Permasalahan-permasalahan klasik seperti ini kadang menjadi penting untuk dipikirkan dalam suatu manajement project. Menciptakan iklim kerja yang kondusif mungkin dapat menjadi salah satu alternatif dalam mengatasi permasalahan sumber daya manusia dalam proyek. - Communication
Kesalahpahaman yang terjadi baik antar tim proyek maupun antara tim dengan projek manager dapat memicu konflik yang berpotensi memperburuk atmosfir kerja yang dibangun. Dengan load yang tidak menentu, kesalahpahaman bisa berujung pada pertikaian. Untuk itu, komunikasi yang baik antar sesama anggota tim proyek perlu dijalin. Selain itu, kegagalan komunikasi biasanya terjadi ketika mensosialisasikan project task kepada anggota dan atau mentrasnfer knowledge tentang proyek yang akan dilaksanakan. Hal ini dapat berakibat fatal dimana masing-masing anggota proyek akan mempunyai persepsi yang berbeda tentang pekerjaan yang dilakukan. Bahkan besarkemungkinan apa yang dikerjakan oleh anggota tim tidak selaras dengan tujuan dan scope proyek tersebut. - Risk
Ada 3 (tiga) hal penting dalam managemen resiko terkait dengan pelaksanaan proyek, yaitu bagaimana merencanakan tindakan korektif atas resiko yang kemungkinan muncul (preventive action) atau mengambil tindakan yang diperlukan ketika resiko tersebut terjadi dan tidak dapat lagi dicegah dengan tujuan meminimalisasi dampak yang ditimbulkan akibat resiko tersebut (corrective action), atau menerima resiko tersebut (accepted the risk) jika cost of risk yang ditimbulkan lebih besar daripada mengambil resiko tersebut. - Project Change
Perubahan lingkungan perusahaan pemilik proyek, baik lingkungan eksternal maupun internal dapat mengakibatkan munculnya permintaan-permintaan baru yang secara langsung maupun tidak langsung akan mempengaruhi scope proyek yang telah direncanakan. Perubahan tersebut otomatis akan mempengaruhi waktu pelaksanaan dan biaya yang di butuhkan. Jika perubahan terjadi tanpa adanya penambahan biaya yang sesuai dan atau pemunduran waktu pelaksanaan proyek, maka masalah ini bisa menjadi salah satu penyabab kegagalan proyek. Untuk itu penting bagi project manager dalam mengelola perubahan yang terjadi, salah satunya adalah dengan mengendalikan perubahan melalui change request form yang berarti adanya kesepakatan baru dalam kontrak terkait perubahan yang terjadi.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar